UMFASSEND & IDEENREICH

VERFAHRENSDOKUMENTATION

Über eine Betriebsprüfung freut sich wahrscheinlich kein Unternehmer. Jedoch kann man selbst dafür sorgen, dass sie für Prüfer und Geprüften kooperativ und unkompliziert abläuft: mit einer korrekt angelegten, individuellen Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens.

Betriebsprüfer werden zuerst diese Verfahrensdokumentation ihrer Firma anfordern. Dieses „Handbuch“ enthält nämlich alle Informationen darüber, wie Ihre analoge und digitale Buchführung organisiert ist, wer für was zuständig und verantwortlich ist und welche Software zum Einsatz kommt. Darüber hinaus werden Fragen geklärt wie: Gibt es ein IT-Sicherheitskonzept und Back-Ups? Wer scannt? Wer prüft Fehler?

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation gilt zudem grundsätzlich, also unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) schreiben vor stets eine aktuelle Verfahrensdokumentation bereit zu halten. Denn auch wenn es eine 2-wöchige Vorwarnfrist für Betriebsprüfungen gibt, reicht diese Zeit nicht aus, eine aussagekräftige, umfängliche Dokumentation zu erstellen. Ein Fehlen dieser Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann zu Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn oder Umsatz und somit auch zu Steuernachzahlungen führen.

Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?

Die Verfahrensdokumentation besteht neben der allgemeinen Unternehmensbeschreibung aus drei Hauptelementen:

Anwenderdokumentation (wie Kontenpläne, Handbücher oder Arbeitsanweisungen)
Systemdokumentation (Hardware, Software, Netzwerk und Anpassungen)
Betriebsdokumentation (Wer macht und darf was, Arbeitsabläufe, Datensicherung)

Hierbei werden alle Systeme wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Umgang mit Papierbelegen und Scans, Zeiterfassung, Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Email-Programm, Archiv, Backups und Schnittstellen zwischen den Systemen müssen in der Verfahrensdokumentation beschrieben.

Da jedes Unternehmen anders funktioniert und unterschiedlich geregelte Ablaufprozesse hat, kann man bei einer solchen Verfahrensdokumentation nicht einfach auf eine beliebige Vorlage zurückgreifen.

Jedoch können Sie die Erstellung dieser an uns abgeben oder uns hierbei zur qualitätssichernden Begleitung hinzuziehen. Profitieren Sie von unserem Service, unseren geschulten Mitarbeitern und unserem Know-How.

Die Preise der Erstellung und Instandhaltung sind abhängig vom Aufwand und werden daher in einem persönlichen Gespräch ermittelt.

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